1. Asunto-osakkeet sähköisiksi?

Asunto-osakkeiden omistus ja panttaus ja muut palvelut siirtyvät hiljalleen Maanmittauslaitoksen ylläpitämään sähköiseen huoneistotietojärjestelmään. Paperiset kauppakirjat ja osakekirjat häviävät hiljalleen. Sama muutos on toteutettu jo kiinteistöjen omistuksissa ja panttauksissa. Muutos on merkittävä kaikkille omistajille, myyjille, ostajille, taloyhtiöille, viranomaisille, pankeille jne.

1.1.2019 jälkeen perustetut asunto-osakeyhtiöt ovat jo sähköisessä järjestelmässä. Vanhoissa asunto-osakeyhtiöissä siirtyminen täytyy tehdä 31.12.2022 mennessä.
Nyt erityisesti pienten asunto-osakeyhtiöiden kannattaa siirtää osakeluettelo huoneistotietojärjestelmään. Menettely on selitetty alla ja löytyy mm. www.osakehuoneistorekisteri.fi sivulta.

Järjestelmään siirtyminen hoidetaan isännöintitoimistojen kautta jatkossa ensi vuoden aikana. Mikäli et ole isännöitsijätoimiston asiakas ja haluat ostaa palvelun meiltä perushinta pienelle taloyhtiölle on 800 euroa sis alv. Useinmiten siirto on helposti toteutettavissa kunhan ohjeet opettelee, mutta jos omistuksissa on epäselvyyksiä täytyy ne pyrkiä selvittämään ensin. Myös jos yhtiöjärjestys on vanha saattaa syntyä ongelmia.

2. Osakeluettelon siirrosta

Tietojen siirtäminen huoneistotietojärjestelmään tapahtuu kahdessa vaiheessa.Ensin taloyhtiöt siirtävät osakeluettelon huoneistotietojärjestelmään. Sen jälkeen omistajat tekevät sähköisiä omistuksen ja panttauksen rekisteröintejä.
Vaihe 1: Taloyhtiö siirtyy huoneistotietojärjestelmään
Uusien eli 1.1.2019 tai sen jälkeen perustettujen asunto-osakeyhtiöiden ja keskinäisten kiinteistöosakeyhtiöiden siirtyvät perustamisen yhteydessä järjestelmään.
Sen sijaan vanhojen asunto-osakeyhtiöiden ja keskinäisten kiinteistöosakeyhtiöiden huoneisto- ja omistajatiedot (osakeluettelotiedot) on siirrettävä itse tiedot huoneistotietojärjestelmään 31.12.2022 mennessä.
Vaihe 2: Omistaja hakee omistuksensa rekisteröintiä
Kun yhtiö on siirtänyt osakeluettelotiedot järjestelmään on omistajan vielä erikseen haettava osakekirjansa mitätöintiä ja sähköisen omistuksen rekisteröintiä Maanmittauslaitokselta. Tälle on annettu 10 vuoden määräaika. Jos osake myydään niin uuden omistajan on kuitenkin haettava 2kk kuluessa rekisteröintiä.

Huoneistotietojärjestelmään kuuluvan taloyhtiön tehtävät helpottuvat olennaisesti kun omistajanvaihdokset ja niiden tutkiminen ja varainsiirtoveron valvominen ja omistajien yhteystietojen ylläpitäminen siirtyy viranomaisille.Taloyhtiölle jää kuitenkin velvollisuuksia Maanmittauslaitokselle mm. lunastustilanteissa sekä yhtiöjärjestyksen muutostilanteissa.

3. Mitä taloyhtiön on tarkistettava osakeluettelon siirron yhteydessä?

3.1 Taloyhtiön yritysmuoto

Tarkistettava, että taloyhtiön yritysmuoto kaupparekisterissä on asunto-osakeyhtiö tai keskinäinen kiinteistöosakeyhtiö.
Jos taloyhtiön yritysmuoto on osakeyhtiö, tehtävä ensin yritysmuodon muutos PRH:n muutospalvelussa ja anna yhtiöjärjestys sähköisessä muodossa. Tällöin saa tiedot automaattisesti kaupparekisteriin rekisteröinnin yhteydessä osakeluettelon siirtopalveluun, jolloin sinun tarvitsee enää täydentää omistajatiedot ja mahdolliset rajoitukset.

3.2 Keskinäisen kiinteistöosakeyhtiön yhtiöjärjestyksessä maininta huoneistotietojärjestelmään kuulumisesta

Jos ennen vuotta 2019 perustettu keskinäinen kiinteistöosakeyhtiö haluaa siirtää osakeluettelonsa huoneistotietojärjestelmään, sen on ensin tehtävä yritysmuodon muutos kaupparekisteriin (ks. edellinen kohta). Samalla on lisättävä yhtiöjärjestykseen määräys siitä, että yhtiön osakkeet kuuluvat huoneistotietojärjestelmään ja annettava tiedot huoneistoista sähköisessä muodossa.
Keskinäisen kiinteistöosakeyhtiön sähköisessä muodossa annetut tiedot siirtyvät kaupparekisteristä Maanmittauslaitoksen osakeluettelon siirtopalveluun, jossa taloyhtiön on vielä täydennettävä osakeryhmien omistajatiedot ja hyväksyttävä osakeluettelo siirrettäväksi huoneistotietojärjestelmään.

3.3 Taloyhtiön yhteystiedot ajan tasalla YTJ-palvelussa

Osakeluettelon siirron jälkeen Maanmittauslaitos lähettää taloyhtiölle tiedot omistuksen rekisteröinnistä huoneistotietojärjestelmään. Tiedot lähetetään yhtiön sähköposti- tai kirjepostiosoitteeseen, joka on rekisteröity kaupparekisteriin. Tiedot omistuksen muutoksista jäävät taloyhtiöltä saamatta, jos kaupparekisteriin ilmoitetut yhteystiedot ovat vanhentuneet tai puutteelliset. Maanmittauslaitos käyttää tiedottamisessa ensisijaisesti aina sähköpostia, joten se kannattaa ilmoittaa.
Tarkistettava, että taloyhtiön yhteystiedot kaupparekisterissä ovat kunnossa. Näet ne maksutta hakemalla yhtiösi tiedot ytj.fi-sivujen yrityshaussa. Jos tietoihin on tullut muutoksia, tee maksuton osoitteenmuutos ytj.fi-sivujen palvelussa.

3.4 Osakeluettelo voimassa olevan yhtiöjärjestyksen mukainen

Tarkistettava ennen siirtoa, että osakeluettelo on voimassa olevan yhtiöjärjestyksen mukainen. Voimassa olevan yhtiöjärjestyksen tarkistus tapahtuu kirjautumisessa osakeluettelon siirtopalveluun.
Jos yhtiöjärjestys ei ole ajan tasalla, tehtävä muutos ennen osakeluettelon siirtoa ja annettava tiedot sähköisessä muodossa PRH:n palvelussa.
Kun mahdollinen yhtiöjärjestyksen muutos on rekisteröity kaupparekisterissä, huoneistoselitelmän tiedot tulevat PRH:sta automaattisesti siirtopalvelun pohjatiedoiksi. Tällöin voidaan siirtää osakeluettelo täydentämällä osakeryhmien omistajatiedot ja rajoitukset.

3.5 Rajoitukset

Taloyhtiön yhtiöjärjestyksessä voi olla erilaisia rajoituslausekkeita. Rajoitus voi koskea yhtiön kaikkia osakkeita tai ainoastaan osaa osakkeista, esim. autopaikkoja. Yhtiöjärjestyksen rajoitukset liittyvät yleensä vaihdantaan, kuten lunastuslauseke, etuostolauseke tai suostumuslauseke. Vanhemmissa yhtiöjärjestyksissä esiintyvä ulkomaalaislauseke sen sijaan on nykyisin mitätön. Myös eri laeissa voi olla rajoituksia, kuten esim. aravarajoituslaissa oleva määräys osakkeiden omaksi lunastuskelpoisuudesta vuokraoikeuden nojalla.

Lisäksi yksittäisiin osakeryhmiin voi liittyä erilaisia muita rajoituksia, esimerkiksi lesken hallintaoikeus. Rajoitukset on tärkeää selvittää etukäteen, koska ne kaikki on ilmoitettava osakeluettelon siirrossa.

3.6 Taloyhtiön hallitus on päättänyt siirrosta

Osakeluettelon siirron tekeminen edellyttää taloyhtiön hallituksen päätöstä. Siirtopalvelussa on annettava päivämäärä, jolloin taloyhtiön hallitus on tehnyt päätöksen osakeluettelon siirrosta.

3.7 Oikeus käsitellä ja hyväksyä osakeluettelon siirto

Osakeluettelon siirtopalveluun tunnistamisen yhteydessä kaupparekisteristä haetaan tieto siitä, että tunnistautunut käyttäjä on isännöitsijä tai taloyhtiön hallituksen puheenjohtaja. Tunnistuspalveluna käytetään suomi.fi-tunnistuspalvelua. Palvelussa voi tunnistautua käyttämällä DVV:n varmennekorttia, mobiilivarmennetta tai henkilökohtaisia pankkitunnisteita.
Isännöitsijä ja taloyhtiön hallituksen puheenjohtaja saavat asiointivaltuuden huoneistotietojärjestelmään eli he voivat suoraan kaupparekisteritietojen perusteella käsitellä osakeluettelon tietoja ja hyväksyä osakeluettelon siirron.

3.8 Valtuuttaminen suomi.fi-valtuudet-palvelussa

Taloyhtiön kaupparekisteriin merkitty nimenkirjoitusoikeudellinen henkilö, yleensä isännöitsijä tai taloyhtiön hallituksen puheenjohtaja, voi suomi.fi-valtuudet-palvelussa valtuuttaa henkilön tekemään osakeluettelon siirron taloyhtiön edustajana. Valtuutus annetaan määräajaksi.
Suomi.fi-valtuudet -palveluun on määritelty Taloyhtiön osakeluettelon tietojen käsittely ja siirron hyväksyminen -valtuus, jolla valtuutettu voi taloyhtiön puolesta tarkistaa ja muokata asunto-osakeyhtiön ja keskinäisen kiinteistöosakeyhtiön osakeluettelon tietoja ja hyväksyä osakeluettelon ylläpidon siirtämisen huoneistotietojärjestelmään.

3.9 Palvelun käyttöä voi kokeilla testipalvelussa

Kun osakeluettelo on siirretty huoneistotietojärjestelmään, taloyhtiön edustaja voi kirjautumalla siirtopalveluun hakea palvelusta osakeluettelon ja osakkaiden yhteystietolistan taloyhtiön hallinnon hoitamista varten.

3.10 Kaikilla osakeryhmillä omistajatiedot

1.4.2020