Sähköiset asunto-osakkeet

1. Asunto-osakkeet sähköisiksi?

Asunto-osakkeiden omistus ja panttaus ja muut palvelut siirtyvät hiljalleen Maanmittauslaitoksen ylläpitämään sähköiseen huoneistotietojärjestelmään. Paperiset kauppakirjat ja osakekirjat häviävät hiljalleen. Sama muutos on toteutettu jo kiinteistöjen omistuksissa ja panttauksissa. Muutos on merkittävä kaikkille omistajille, myyjille, ostajille, taloyhtiöille, viranomaisille, pankeille jne.

1.1.2019 jälkeen perustetut asunto-osakeyhtiöt ovat jo sähköisessä järjestelmässä.

Vanhoissa asunto-osakeyhtiöissä siirtyminen täytyy tehdä 31.12.2022 mennessä. Nyt erityisesti pienten asunto-osakeyhtiöiden kannattaa siirtää osakeluettelo huoneistotietojärjestelmään. Menettely on selitetty alla ja löytyy mm. www.osakehuoneistorekisteri.fi sivulta.

Järjestelmään siirtyminen hoidetaan isännöintitoimistojen kautta jatkossa ensi vuoden aikana. Mikäli et ole isännöitsijätoimiston asiakas ja haluat ostaa palvelun meiltä perushinta pienelle taloyhtiölle on 800 euroa sis alv. Useinmiten siirto on helposti toteutettavissa kunhan ohjeet opettelee, mutta jos omistuksissa on epäselvyyksiä täytyy ne pyrkiä selvittämään ensin. Myös jos yhtiöjärjestys on vanha saattaa syntyä ongelmia.

2. Osakeluettelon siirrosta

Tietojen siirtäminen huoneistotietojärjestelmään tapahtuu kahdessa vaiheessa.Ensin taloyhtiöt siirtävät osakeluettelon huoneistotietojärjestelmään. Sen jälkeen omistajat tekevät sähköisiä omistuksen ja panttauksen rekisteröintejä.
Vaihe 1: Taloyhtiö siirtyy huoneistotietojärjestelmään
Uusien eli 1.1.2019 tai sen jälkeen perustettujen asunto-osakeyhtiöiden ja keskinäisten kiinteistöosakeyhtiöiden siirtyvät perustamisen yhteydessä järjestelmään.
Sen sijaan vanhojen asunto-osakeyhtiöiden ja keskinäisten kiinteistöosakeyhtiöiden huoneisto- ja omistajatiedot (osakeluettelotiedot) on siirrettävä itse tiedot huoneistotietojärjestelmään 31.12.2022 mennessä.
Vaihe 2: Omistaja hakee omistuksensa rekisteröintiä
Kun yhtiö on siirtänyt osakeluettelotiedot järjestelmään on omistajan vielä erikseen haettava osakekirjansa mitätöintiä ja sähköisen omistuksen rekisteröintiä Maanmittauslaitokselta. Tälle on annettu 10 vuoden määräaika. Jos osake myydään niin uuden omistajan on kuitenkin haettava 2kk kuluessa rekisteröintiä.

Huoneistotietojärjestelmään kuuluvan taloyhtiön tehtävät helpottuvat olennaisesti kun omistajanvaihdokset ja niiden tutkiminen ja varainsiirtoveron valvominen ja omistajien yhteystietojen ylläpitäminen siirtyy viranomaisille.Taloyhtiölle jää kuitenkin velvollisuuksia Maanmittauslaitokselle mm. lunastustilanteissa sekä yhtiöjärjestyksen muutostilanteissa.

3. Mitä taloyhtiön on tarkistettava osakeluettelon siirron yhteydessä?

3.1 Taloyhtiön yritysmuoto

Tarkistettava, että taloyhtiön yritysmuoto kaupparekisterissä on asunto-osakeyhtiö tai keskinäinen kiinteistöosakeyhtiö.
Jos taloyhtiön yritysmuoto on osakeyhtiö, tehtävä ensin yritysmuodon muutos PRH:n muutospalvelussa ja anna yhtiöjärjestys sähköisessä muodossa. Tällöin saa tiedot automaattisesti kaupparekisteriin rekisteröinnin yhteydessä osakeluettelon siirtopalveluun, jolloin sinun tarvitsee enää täydentää omistajatiedot ja mahdolliset rajoitukset.

3.2 Keskinäisen kiinteistöosakeyhtiön yhtiöjärjestyksessä maininta huoneistotietojärjestelmään kuulumisesta

Jos ennen vuotta 2019 perustettu keskinäinen kiinteistöosakeyhtiö haluaa siirtää osakeluettelonsa huoneistotietojärjestelmään, sen on ensin tehtävä yritysmuodon muutos kaupparekisteriin (ks. edellinen kohta). Samalla on lisättävä yhtiöjärjestykseen määräys siitä, että yhtiön osakkeet kuuluvat huoneistotietojärjestelmään ja annettava tiedot huoneistoista sähköisessä muodossa.
Keskinäisen kiinteistöosakeyhtiön sähköisessä muodossa annetut tiedot siirtyvät kaupparekisteristä Maanmittauslaitoksen osakeluettelon siirtopalveluun, jossa taloyhtiön on vielä täydennettävä osakeryhmien omistajatiedot ja hyväksyttävä osakeluettelo siirrettäväksi huoneistotietojärjestelmään.


3.3 Taloyhtiön yhteystiedot ajan tasalla YTJ-palvelussa

Osakeluettelon siirron jälkeen Maanmittauslaitos lähettää taloyhtiölle tiedot omistuksen rekisteröinnistä huoneistotietojärjestelmään. Tiedot lähetetään yhtiön sähköposti- tai kirjepostiosoitteeseen, joka on rekisteröity kaupparekisteriin. Tiedot omistuksen muutoksista jäävät taloyhtiöltä saamatta, jos kaupparekisteriin ilmoitetut yhteystiedot ovat vanhentuneet tai puutteelliset. Maanmittauslaitos käyttää tiedottamisessa ensisijaisesti aina sähköpostia, joten se kannattaa ilmoittaa.
Tarkistettava, että taloyhtiön yhteystiedot kaupparekisterissä ovat kunnossa. Näet ne maksutta hakemalla yhtiösi tiedot ytj.fi-sivujen yrityshaussa. Jos tietoihin on tullut muutoksia, tee maksuton osoitteenmuutos ytj.fi-sivujen palvelussa.

3.4 Osakeluettelo voimassa olevan yhtiöjärjestyksen mukainen

Tarkistettava ennen siirtoa, että osakeluettelo on voimassa olevan yhtiöjärjestyksen mukainen. Voimassa olevan yhtiöjärjestyksen tarkistus tapahtuu kirjautumisessa osakeluettelon siirtopalveluun.
Jos yhtiöjärjestys ei ole ajan tasalla, tehtävä muutos ennen osakeluettelon siirtoa ja annettava tiedot sähköisessä muodossa PRH:n palvelussa.
Kun mahdollinen yhtiöjärjestyksen muutos on rekisteröity kaupparekisterissä, huoneistoselitelmän tiedot tulevat PRH:sta automaattisesti siirtopalvelun pohjatiedoiksi. Tällöin voidaan siirtää osakeluettelo täydentämällä osakeryhmien omistajatiedot ja rajoitukset.

3.5 Rajoitukset

Taloyhtiön yhtiöjärjestyksessä voi olla erilaisia rajoituslausekkeita. Rajoitus voi koskea yhtiön kaikkia osakkeita tai ainoastaan osaa osakkeista, esim. autopaikkoja. Yhtiöjärjestyksen rajoitukset liittyvät yleensä vaihdantaan, kuten lunastuslauseke, etuostolauseke tai suostumuslauseke. Vanhemmissa yhtiöjärjestyksissä esiintyvä ulkomaalaislauseke sen sijaan on nykyisin mitätön. Myös eri laeissa voi olla rajoituksia, kuten esim. aravarajoituslaissa oleva määräys osakkeiden omaksi lunastuskelpoisuudesta vuokraoikeuden nojalla.
Lisäksi yksittäisiin osakeryhmiin voi liittyä erilaisia muita rajoituksia, esimerkiksi lesken hallintaoikeus. Rajoitukset on tärkeää selvittää etukäteen, koska ne kaikki on ilmoitettava osakeluettelon siirrossa.

3.6 Taloyhtiön hallitus on päättänyt siirrosta

Osakeluettelon siirron tekeminen edellyttää taloyhtiön hallituksen päätöstä. Siirtopalvelussa on annettava päivämäärä, jolloin taloyhtiön hallitus on tehnyt päätöksen osakeluettelon siirrosta.


3.7 Oikeus käsitellä ja hyväksyä osakeluettelon siirto

Osakeluettelon siirtopalveluun tunnistamisen yhteydessä kaupparekisteristä haetaan tieto siitä, että tunnistautunut käyttäjä on isännöitsijä tai taloyhtiön hallituksen puheenjohtaja. Tunnistuspalveluna käytetään suomi.fi-tunnistuspalvelua. Palvelussa voi tunnistautua käyttämällä DVV:n varmennekorttia, mobiilivarmennetta tai henkilökohtaisia pankkitunnisteita.
Isännöitsijä ja taloyhtiön hallituksen puheenjohtaja saavat asiointivaltuuden huoneistotietojärjestelmään eli he voivat suoraan kaupparekisteritietojen perusteella käsitellä osakeluettelon tietoja ja hyväksyä osakeluettelon siirron.

3.8 Valtuuttaminen suomi.fi-valtuudet-palvelussa

Taloyhtiön kaupparekisteriin merkitty nimenkirjoitusoikeudellinen henkilö, yleensä isännöitsijä tai taloyhtiön hallituksen puheenjohtaja, voi suomi.fi-valtuudet-palvelussa valtuuttaa henkilön tekemään osakeluettelon siirron taloyhtiön edustajana. Valtuutus annetaan määräajaksi.
Suomi.fi-valtuudet -palveluun on määritelty Taloyhtiön osakeluettelon tietojen käsittely ja siirron hyväksyminen -valtuus, jolla valtuutettu voi taloyhtiön puolesta tarkistaa ja muokata asunto-osakeyhtiön ja keskinäisen kiinteistöosakeyhtiön osakeluettelon tietoja ja hyväksyä osakeluettelon ylläpidon siirtämisen huoneistotietojärjestelmään.

3.9 Palvelun käyttöä voi kokeilla testipalvelussa

Kun osakeluettelo on siirretty huoneistotietojärjestelmään, taloyhtiön edustaja voi kirjautumalla siirtopalveluun hakea palvelusta osakeluettelon ja osakkaiden yhteystietolistan taloyhtiön hallinnon hoitamista varten.

3.10 Kaikilla osakeryhmillä omistajatiedot

Ennen siirtoa on tarkistettava, että kaikkien osakeryhmien omistajatiedot ovat kunnossa. Omistajaksi ilmoitetaan osakeluettelossa oleva omistaja. Jos ei ole tietoa osakehuoneiston todellisesta omistajasta, viedään huoneistotietojärjestelmään osakeluettelossa olevan viimeisen tiedon omistajasta. Osakekirjan mahdollinen puuttuminen ei estä osakeluettelon siirtoa.

3.11 Varainsiirtovero maksettu?

Ennen osakeluettelon siirtoa huoneistotietojärjestelmään on selvitettävä kaikki keskeneräiset tapaukset, joissa osakkaat eivät ole esittäneet selvitystä suoritetusta varainsiirtoverosta. Muuten taloyhtiö voi joutua vastuuseen osakkaan maksamattomasta varainsiirtoverovelasta.
Jos varainsiirtovero on vanhentunut, osakas voidaan merkitä osakeluetteloon ilman selvitystä. Varainsiirtovero on vanhentunut, jos asunto-osakkeen kaupat on tehty viimeistään 31.10.2014 (veron eräpäivä olisi ollut 31.12.2014). Silloin ei tarvitse pyytää omistajalta todistusta varainsiirtoverosta.

Uudiskohteissa aika lasketaan omistusoikeuden siirtymisestä. Jos siis uudiskohteen omistusoikeus on siirtynyt ostajalle viimeistään 31.10.2014, varainsiirtovero on vanhentunut.
Jos vero ei ole vanhentunut, pyydetään puuttuva todistus varainsiirtoverostaJos kaupat on tehty 1.11.2014 tai sen jälkeen, varainsiirtovero ei ole vielä vanhentunut. Sama päivämäärä koskee uudiskohteissa omistusoikeuden siirtymistä. Tarvitaan todistus varainsiirtoverosta niiltä osakkailta, joilta se puuttuu. Varainsiirtoverotukseen tuli uudistuksia marraskuussa 2019, joten todistuksia voi olla erilaisia riippuen siitä, milloin varainsiirtoveroilmoitus on annettu Verohallinnolle:
Ennen 1.11.2019 tehdyt kaupatverotoimistossa leimattu paperinen varainsiirtoveroilmoitus tai kiinteistönvälittäjän allekirjoittama paperinen varainsiirtoveroilmoituskopio Lomake.fi:n kautta annetusta sähköisestä varainsiirtoveroilmoituksesta. Kyseessä voi olla joko ostajan tai kiinteistönvälittäjän antama ilmoitus.1.11.2019 tai sen jälkeen tehdyt kaupat Verohallinnon antama todistus varainsiirtoverosta (omatoimiset kaupat)kopio kiinteistönvälittäjän antamasta todistuksesta (kiinteistönvälittäjän kautta tehdyt kaupat).Huom. Ostaja on voinut antaa myös ennen 1.11.2019 tehdyistä kaupoista varainsiirtoveroilmoituksen uudella tavalla, jonka vuoksi asiakkaalle on tehty todistus varainsiirtoverosta.

Mistä huoneiston omistaja saa todistuksen?Jos huoneiston omistaja on hävittänyt todistuksen eikä varainsiirtovero ole vielä vanhentunut, omistaja voi pyytää todistusta seuraavasti:
Jos kaupat on tehty ennen 1.11.2019, omistaja voi pyytää todistuksen Verohallinnolta numerosta 029 497 022 (Varainsiirtoverotus). Jos ostaja on antanut varainsiirtoveroilmoituksen aikanaan sähköisesti Lomake.fi:ssä, se säilyy Tallennetut lomakkeet -palvelussa 2 vuoden ajan, josta ostaja saa sen itse.
Jos kaupat on tehty 1.11.2019 tai sen jälkeen, todistus varainsiirtoverosta on OmaVerossa. Jos asunto-osakkeen kaupat on tehty kiinteistönvälittäjän kautta, todistus ei näy OmaVerossa vaan ostaja saa sen välittäjältä.


4. Yleisiä kysymyksiä
Katso: www.maanmittauslaitos.fi

Mikä on osakeluetteloiden siirtämisen määräaika?
Siirto on tehtävä 31.12.2022 mennessä.
Kenellä on vastuu osakeluettelon siirrosta?
Vastuu siirrosta on taloyhtiöllä. Siirron voi tehdä isännöitsijä tai isännöitsijätoimiston valtuutettu työntekijä sekä taloyhtiön hallituksen puheenjohtaja. Siirron tekeminen edellyttää hallituksen päätöstä.

Maanmittauslaitos ei tarkista siirrettyjä tietoja, vaan tiedot siirtyvät sellaisenaan huoneistotietojärjestelmään.
Maksaako osakeluettelo taloyhtiölle jotain?
Siirtopalvelusta haettuna osakeluettelo on taloyhtiölle maksuton, kuten myös osakkaiden yhteystiedot -lista.
Voinko tehdä osakeluettelon siirron, vaikka osakkaan osakekirja on kadonnut?

Osakekirjan mahdollinen puuttuminen ei estä osakeluettelon siirtoa.

Taloyhtiömme hallitus on päättänyt siirtää osakeluettelon huoneistotietojärjestelmään. Kuinka siirtäminen käytännössä tehdään?

Vuonna 2020 otettiin käyttöön sähköinen osakeluettelon siirtopalvelu taloyhtiöille. Palvelu tarjoaa siirron pohjaksi esitäytettyjä tietoja taloyhtiöstä sekä osakehuoneistoista ja niiden omistajista. Taloyhtiöiden, joilla ei ole käytössään isännöintijärjestelmää tai jotka muutoin ovat pienehköjä, kannattaa tehdä siirto siirtopalvelun kautta.
Jos taloyhtiössäsi on käytössä isännöintijärjestelmä, isännöintijärjestelmien tietoja voidaan hyödyntää osakeluettelon siirrossa. Näiden taloyhtiöiden osalta on järkevää aloittaa osakeluetteloiden siirrot vasta silloin, kun osakeluettelon tiedot voidaan siirtää koneellisesti isännöintijärjestelmästä huoneistotietojärjestelmään. Tällöin myös tietopalvelu huoneistotietojärjestelmästä isännöintijärjestelmään voidaan ottaa käyttöön.
Mitkä taloyhtiöt näkyvät siirtopalvelussa?

Osakeluettelon siirtopalvelussa sinulle näkyvät vain yhtiöt, joiden yhtiömuoto on asunto-osakeyhtiö tai keskinäinen kiinteistöosakeyhtiö. Jos haluat siirtää osakeluettelon huoneistotietojärjestelmään, tulee sinun tehdä ensin yritysmuodon muutos Patentti- ja rekisterihallituksen muutospalvelussa. Tämän jälkeen voit syöttää yhtiöjärjestyksen sähköisessä muodossa.

Tällöin tiedot saa automaattisesti kaupparekisteriin rekisteröinnin yhteydessä myös osakeluettelon siirtopalveluun. Lisää tietoa yhtiön yritysmuodon muuttamisesta löydät Patentti- ja Rekisterihallituksen sivuilta.

Jos taloyhtiöllä tai isännöitsijällä ei ole tietoa osakehuoneiston todellisesta omistajasta, mitä tietoja huoneistotietojärjestelmään viedään?
Tässä tapauksessa isännöitsijä tai taloyhtiö vie huoneistotietojärjestelmään osakeluettelossa olevan viimeisen tiedon omistajasta. Taloyhtiön ei esimerkiksi tarvitse lähteä selvittämään epäselviä perintöoikeudellisia saantoja. Omistaja selvitetään sähköisen omistuksen rekisteröinnin yhteydessä.
Jos taloyhtiö tai isännöitsijä tietää, että osakehuoneistolla on jo uusi omistaja, joka ei kuitenkaan ole vielä osakeluettelossa, kenet ilmoitetaan omistajaksi osakeluettelon siirrossa?
Omistajaksi ilmoitetaan osakeluettelossa oleva omistaja. Kun uusi omistaja myöhemmin hakee sähköistä omistuksen rekisteröintiä, hänen on esitettävä saannostaan esim. kauppakirja osakeluetteloon merkityltä vanhalta omistajalta.

Jaoimme vanhan keskinäisen kiinteistöosakeyhtiömme kahdeksi: toinen rakennus jäi vanhalle yhtiölle ja toinen meni uuteen yhtiöön, jonka perustimme jakautumisen yhteydessä. Kumpaakaan yhtiötä ei löydy siirtopalvelusta. Miksi ei?
Uuden, jakautumisen yhteydessä perustetun yhtiön tiedot tulevat suoraan huoneistotietojärjestelmään ja siirtopalveluun, kun ne on annettu Patentti- ja rekisterihallituksen palvelussa rakenteisessa muodossa. Osakeluetteloa ei tässä tapauksessa siirretä, mutta taloyhtiön isännöitsijä ja hallituksen puheenjohtaja voivat katsella siirtopalvelusta osakeluettelon tietoja.

Vanhan yhtiön pitää ensiksi tehdä yhtiömuodon muutos keskinäiseksi kiinteistöosakeyhtiöksi, ottaa määräys huoneistotietojärjestelmään kuulumisesta yhtiöjärjestykseen ja lopuksi antaa tiedot rakenteisessa muodossa Patentti- ja rekisterihallituksen muutospalvelussa.
Rekisteröinnin jälkeen tiedot ovat siirtopalvelussa ja voit tehdä siirron.